ChatGPTでメール作成はどれくらいラクになる？
ChatGPTを使えば、メールの内容をゼロから考える時間を減らし、短時間で文章のたたき台を作ることができます。
ただし、本当に仕事がラクになるのかは、実際に使ってみないと分かりません。
そこで今回は、普段のメール作成とChatGPTを使ったメール作成で、かかった時間や作業のしやすさを比較してみます。
今回ChatGPTで効率化するメール作成業務
今回は、仕事でよくあるメール作成を想定して、ChatGPTを使わない場合と使った場合で作業時間を比較します。
単に「AIを使えば便利だった」で終わらせず、実際にどのくらい時間を短縮できるのかを測ってみます。
メール作成時間を比較｜ChatGPTなし・あり
実際に同じ条件でメールを作成し、完成までにかかった時間を測ってみました。
ChatGPTを使わずに自分で作成した場合は約1分30秒。一方、ChatGPTを使った場合は約10秒でした。
今回の検証では、約80秒、割合にすると約89％の時間を短縮できました。
短いメール1通では小さな差ですが、メールを何通も作成する仕事では、この積み重ねが大きな時短につながりそうです。
実際にChatGPTへ入力したプロンプト
取引先へのメールを作成してください。
打ち合わせ日時は9月2日14時からで問題ないことを伝えたいです。
打ち合わせはオンラインです。
丁寧で自然なビジネスメールにしてください。
特別なプロンプトは使わず、伝えたい内容と「丁寧で自然なビジネスメールにしてください」という条件だけを入力しました。
ChatGPTが実際に作ったメール
〇〇様
いつもお世話になっております。
お打ち合わせの日程につきまして、
9月2日（水）14時からで問題ございません。
オンラインでのお打ち合わせ、承知いたしました。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
〇〇
ChatGPTでメールを作って感じたメリット
実際に使ってみて一番大きいと感じたのは、メールの文章を「ゼロから考える時間」がほとんどなくなったことです。
今回のような簡単な日程調整メールでも、自分で作ると「この言い方で失礼じゃないかな」「もう少し自然な文章にした方がいいかな」と考える時間が発生します。
ChatGPTを使った場合は、伝えたい内容を入力するだけでメールのたたき台がすぐに完成しました。
今回は約1分30秒かかっていた作業が約10秒になったため、1通だけなら約80秒の短縮です。ただ、1日に何通もメールを書く場合は、この小さな時短の積み重ねが効いてきそうです。
ChatGPTでメールを作るときの注意点今回はかなり短時間でメールを作成できましたが、ChatGPTが作った文章をそのまま送信するのではなく、最後に自分で確認する必要があると感じました。
特に、相手の名前、会社名、日時、場所などの情報に間違いがないかは必ず確認した方がよさそうです。
また、文章としては自然でも、普段の自分のメールと比べて少し丁寧すぎたり、逆に表現を変えた方がよかったりする場合もあります。
そのため、「ChatGPTにメールを全部任せる」というより、ChatGPTにたたき台を作ってもらい、最後に自分で確認するという使い方が実務では使いやすいと感じました。
ChatGPTでメール作成をさらにラクにするコツ
毎回細かい指示を書くのが面倒な場合は、「誰に送るメールなのか」「何を伝えたいのか」「どんな文章にしたいのか」の3つを伝えるだけでも、メールを作りやすくなります。
例えば、今回なら次の3点です。
・相手：取引先
・伝えたいこと：9月2日14時からのオンライン打ち合わせで問題ない
・文章：丁寧で自然なビジネスメール
この形を覚えておけば、日程調整だけでなく、お礼メールや確認メールなどにも応用できます。
まとめ｜ChatGPTでメール作成はどれくらい時短できた？
今回、同じ条件のビジネスメールを作成して時間を比較したところ、自分で文章を考えた場合は約1分30秒、ChatGPTを使った場合は約10秒でした。
今回の検証では約80秒、割合にすると約89％の時間を短縮できたことになります。
もちろん、メールの内容や相手によって作成時間は変わりますし、ChatGPTが作った文章をそのまま送るのではなく、名前・日時・内容などの最終確認は必要です。
それでも、「文章をゼロから考える」という作業をAIに任せられるだけで、メール作成はかなりラクになると感じました。
今後も「AIで仕事をラクにする部」では、AIを使うと実際にどれくらい仕事を効率化できるのか、実際に試しながら検証していきます。
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